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2011年10月25日

業務に絶対必要なタスクリスト

タスク(業務)リストって知ってます?ToDoリストとも言われ、今やグループウェアにはなくてはならない存在です。じつはこれ、アナログで簡単にできます。どうやってやるかと言うと、毎日終礼30分前に現在抱えているタスク(業務)を管理職まで提出させるのです。

「ゴルフ場予約→今日18時まで」「デザイン入稿→明日17時」「井上商事新規案件アポ→明日14時先方」みたいに書いて提出させることで、管理職は各自が自分のタスクを理解しているかどうかを把握できます。

ドキュメントワークが必要なものは、自分でやるのか誰かにやらせるのかも明記させます。「会場見取図作成&メールで周知→14日中(デスク中野女史)」ってな形です。

タスクが少ないスタッフがいれば、タスクの多いスタッフのタスクフォース(お手伝い)に入らせます。「明日午前中だけ、木下のタスクフォースを頼む」って感じで終礼時に指示するのです。

もちろん朝礼時もタスク確認。タスク作成にかかる時間なんて5分程度。だって前日夕方のに加筆修正するだけですからね。そうやって、部署の全員の業務内容を管理職が把握していくのです。

最終的には部署の全員でタスクリストを共有できるようになるのが目標。そうすることで、全員が部署の業務内容を把握できるようになるのです。まあ、今時のグループウェアならToDoとスケジューラーは入ってますけどね。

古いグループウェアを使っている会社では、ToDoがなかったりするのもあります。スケジューラーすらないのもある。サイボウズってのが最大手なのですが、このグループウェア、JMOTTOってのだと20ユーザーまで月額3150円で使用できたりします。安いんです。

もしまだタイムカード使ってたりするようなら、タスクリストの導入時に、一気にグループウェア導入ってのも良いかも知れません。ちょっとした業務提案でした。

gq1023 at 05:41│
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